Sobald man sich einmal mit dem Thema Detektei beschäftigt, wird man unweigerlich an ein verrauchtes Hinterzimmer aus den 1940er Jahren denken, den Detektiv mit Trenchcoat und Zigarre oder Pfeife im Mund. Eine etwas modernere Variante ist vielleicht noch „Miss Marple“, doch auch sie zeigt den Berufsalltag der Privatdetektive nicht in der Wirklichkeit. All diese Gestalten und Vorstellungen, die wir uns aus zahllosen Kriminalromanen, aus Filmen, oder aus den sehr modernen Serien zusammen reimen, sind meilenweit von dem wahren Leben eines Detektivs entfernt.
In einer richtigen Detektei, wie man sie im wirklichen Leben findet, laufen die Dinge gänzlich anders ab. Eine große Detektei ist längst nicht mehr nur der Ein-Mann-Betrieb, den man sich vorstellt. Vielmehr handelt es sich um ganz normale Unternehmen, bei denen durchaus mehrere Mitarbeiter eingestellt sind. Neben den Detektiven findet man auch Sachbearbeiter. Diese kümmern sich um die üblichen Tätigkeiten im Innendienst, der Buchhaltung, der Lohnabrechnung, dem Schreiben von Berichten oder auch der Recherche per Telefon und Internet. Des Weiteren sind in einer modernen Detektei gut ausgebildete Techniker angestellt, die sich mit den modernsten Mitteln der Detektivarbeit auseinander setzen. Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn es sinnvoll erscheint, bei einem Kundenauftrag eine Videoüberwachung durchzuführen. Ebenso untersuchen sie Konferenzräume und private Wohnungen auf Abhörtechnik, Wanzen oder winzige Kameras. Hierzu werden spezielle Ortungsgeräte verwendet, die auf dem neuesten Stand der Technik sein sollten. Denn die Technik ist heute eines der wichtigsten Arbeitsmittel in der Detektei.
Ein Detektiv, der eine Observation durchführt, muss diese dokumentieren. Das bedeutet, dass er die observierte Person fotografieren muss, diese belauschen muss, beispielsweise mit kleinsten Mikrofonen, die versteckt werden usw. Des Weiteren wird eine Observation heutzutage nicht mehr nur von einem Ermittler durchgeführt, zumal dies viel zu auffällig wäre. Nein, es werden hier mehrere Detektive eingesetzt, die jedoch ständig miteinander in Kontakt bleiben müssen. Ohne Laptop und Mobiltelefon für die reibungslose Kommunikation läuft hierbei nichts mehr.
Die Observationen stellen zwar nach wie vor eines der Hauptaufgabengebiete einer Detektei dar, dennoch ist sie längst nicht mehr das einzige Mittel, um die Ermittlungen erfolgreich durchzuführen. Immer wichtiger wird die Informationsbeschaffung durch andere Quellen, durch Befragungen von Zeugen und Angehörigen usw. Ebenfalls wird eine große und moderne Detektei im Bereich Security tätig werden. Ob es darum geht, eine größere Veranstaltung abzusichern oder um den Personenschutz einzelner Personen, im Bereich Security ist die Detektei längst kein unbeschriebenes Blatt mehr. Wichtig dabei ist für viele Klienten der Detektei, dass die Security Mitarbeiter nicht als typische „Schlägertypen“ daher kommen. Deshalb wird man bei diesen Personenschützern nicht unbedingt davon ausgehen, dass es sich um eben solche handelt, sondern vielmehr treten die Personenschützer immer weiter in den Hintergrund. Sie beobachten die Situation und schreiten nur dann ein, wenn es notwendig wird. Damit wird den Klienten ebenso die Angst genommen, wie ein Stück weit mehr Sicherheit gegeben.
Des Weiteren arbeitet eine moderne Detektei häufig mit verschiedenen Ortungssystemen zusammen, die auf GPS basieren. Wurden diese Systeme über lange Zeiten hinweg nur dafür eingesetzt, einzelne Personen zu überwachen, so kann man mit Hilfe moderner Geräte sogar einen Diebstahlschutz fürs Auto erhalten. Sobald ein Dieb versucht, das Auto zu stehlen, erhält der Besitzer eine Nachricht auf sein Handy. Mit diesem kann er die Stromzufuhr für das Auto unterbrechen und der Dieb kann nicht wegfahren. Im eigenen Ferienhaus kann dieses System natürlich ebenfalls eingesetzt werden, mit Hilfe einer zusätzlichen Videoüberwachung können die Täter zudem gleich dingfest gemacht werden.
Zusätzlich kann die Detektei noch weitere Dienste anbieten, doch in der Regel werden nicht alle Maßnahmen, mit denen sie ermittelt, auch öffentlich dargestellt, da andernfalls die Ermittlungen für die Zukunft gefährdet werden könnten. Dabei werden die einzelnen Schritte der Ermittlungen grundsätzlich zwischen Detektei und Klienten besprochen. Diese werden nochmals im zwischen beiden Parteien geschlossenen Dienstleistungsvertrag festgehalten. Aus diesem geht ebenso hervor, welche Kosten für die Arbeit der Detektei und der ermittelnden Privatdetektive entstehen. In der Regel rechnet eine Detektei hierbei auf Stundenbasis ab, allerdings kann auch eine Tagespauschale vereinbart werden, was insbesondere bei langwierigen Ermittlungen oftmals günstiger ausfallen kann. Zudem erhält der Klient damit einen genauen Überblick über die Kosten und kann die Ermittlungen jederzeit abbrechen, wenn die Kosten sein Budget übersteigen. Zusätzlich zu den Honoraren berechnet die Detektei noch Spesen und Auslagen, sowie Kilometergeld für alle zurück gelegten Strecken.
Die Kosten, die für die Detektei entstehen, können mitunter steuerlich geltend gemacht werden. In einigen Fällen greift ebenfalls das Verursacherprinzip. Das heißt, sollte ein begründeter Verdacht bestanden haben, durch den der Einsatz der Detektei sich entsprechend rechtfertigen ließ, kann man die Kosten für selbige auch beim Gegner geltend machen. Hierfür sollte man sich vorab am besten bei einem Fachanwalt erkundigen.
Die Aufgabe einer Detektei besteht also in den meisten Fällen darin, Beweise über einen bestimmten Sachverhalt zu sammeln, um diesen aufklären, einen evtl. Täter dingfest zu machen. Dennoch bleiben der Detektei und dem bei ihr tätigen Privatdetektiv hier nur wenige Mittel für diese Aufgabe. Denn in Deutschland ist die Detektei ein Unternehmen wie jedes andere, die Detektive haben keine besonderen Rechte, wie dies bei der Polizei beispielsweise der Fall ist, sondern vielmehr können sie nur im Rahmen der so genannten „Jedermannsrechte“ ermitteln. Dabei greift die Detektei oftmals in die Persönlichkeitsrechte der Zielpersonen ein, weshalb es nicht immer unproblematisch ist, eine solche zu beauftragen. Da die Zielperson die Detektei sogar auf Schadenersatz verklagen kann, muss sich das Unternehmen natürlich rechtlich absichern. Dies erfolgt im Dienstleistungsvertrag, und zwar in der Form, dass der Klient bestätigt, dass er ein berechtigtes Interesse an den Ermittlungen der Detektei hat. Sollte sich im Laufe dieser Ermittlungen heraus stellen, dass das Interesse nicht berechtigt war, ist die Detektei verpflichtet, die Ermittlungen einzustellen. Die bis dahin angefallenen Kosten muss der Klient tragen, er kann dann nicht auf einer weiteren Ermittlung beharren, denn der Dienstleistungsvertrag, den er mit der Detektei abgeschlossen hat, garantiert nicht den Erfolg der Ermittlungen, den man sich erhofft. Würde die Detektei dennoch weiter ermitteln, würde sie sich strafbar machen. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen, mit denen sich jede Detektei und auch jeder alleine tätige Detektiv auseinander setzen muss, sind in Deutschland so gegeben und werden sich in absehbarer Zeit auch nicht ändern.